ビジネスノウハウ

ホテルから貰ったクオカードは会社にばれたりするのか?

ホテルからクオカード貰ったんだけど出張の精算で申請は必要になるんだろうか?

え、それはまずいんじゃない?

どうやってもらったの?

部屋の清掃回数を減らしますか?って聞かれたから「減らします」と言ったら貰えたんだよ。

あ~、よくあるエコプランってやつだね。

最初からクオカード付きプランを選んだわけじゃないんだ。

思わず受け取っちゃったけど良かったのかな?

ばれたら問題になるのかな・・・

大丈夫な気がするけどどうなんだろうね?

ぼくてき

といった方に読んでほしい記事です。

この記事を読んでいただいているのはサラリーマンの方がほとんどだと思いますが、宿泊出張のときに付きまとうクオカード問題について解説したいと思います。

ぼくてき

この記事を読んでいただければ、不安が少し解消されると思います。

早速解説していきます。

クオカードに関する体験談

私はシステムエンジニアの立場でよく出張に行きます。

そのとき宿泊先のホテルで精算するときにフロントの方からこう聞かれることがあります。

ホテルのフロントの人

清掃回数を減らすエコプランというものがあるのですがいかがいたしましょうか?

ぼくてき

『ホテル側も人件費を減らすためいろいろと工夫をしているんだなぁ』と思いながら「お願いします」と答えています。

エコプランを選んだ場合、宿泊者に特典があることが多いのですが、今まで経験したことのある特典は次の通りです。

  1. ミネラルウォーター
  2. ポイントがもらえるスクラッチカード
  3. 自販機で好きな飲み物が帰るコイン
ぼくてき

僕はよくルートインを利用しています。

「Eco DE ルートイン」新特典のご案内

出典元:ルートインホテルズ様

そのほかのホテルでもいろんな特典があります。

今回は特典の中の“クオカード”の取り扱いについて、今回は解説したいと思います。

僕の会社でもときどき話題に上がるため、経験談を含めて解説したいと思います。

ホテルのクオカード付きプラン問題

正直会社によって定義は様々ですが「クオカード_ホテル_ばれる」と検索すると“犯罪”や“横領”など物騒な言葉が出てきます

ぼくてき

悪意はないのに、そんな言葉を使われると不安になります。

クオカードの受領に関してはケースバイケースで考える必要があると思っています。

そして意図的に精算額を調整したりすれば、懲戒の対象になります。

quoカード付き出張プランについて

出典元:弁護士ドットコム様

『こちらは特典ですので♪』と言わたので貰っちゃいました。

しかし、サービスで貰った場合はどうなるのでしょうか?

実は“ばれる”や“ばれない”というレベルの話ではないケースもあります。

そういったケースについて詳しく解説していきたいと思います。

ホテルで貰ったクオカードが会社にばれたりするのか?

会社でホテルで貰ったクオカードがばれるケースはただ一つです。

それは“出張精算”をした時です。

領収書が無いと出張精算できませんもんね。

出張精算時にホテルの宿泊代がわかる領収書を提出します。

その領収書に記載されている文章によってばれるケースがほとんどです。

過去に会社の先輩が明らかにアウトなプランで宿泊しており、領収書にプラン名が記載されていたため始末書を書かされていました。

悪いことはしては駄目ですね。

出張精算でばれたケース

例えば領収書に「特典付き!連泊ビジネスプラン」など記載されているとしましょう。

それを読んだ上司はこう思うはずです。

会社の上司

特典ってなんか貰ってるってことだよな。

まさかクオカードじゃないだろうな!

基本的に“特典”という意味は“特別の扱いや恩典”という意味です。

特典(とくてん)とは

特別に与えられる待遇や権利、あるいは物品などを意味する表現。

https://www.weblio.jp/content/特典

領収書にそんなことが書かれていれば、上司も本人へ聞かないわけにもいかないのです。

監督する立場として、不正の疑いがあれば本人に聞くのは当然の責務です。

ぼくてき

たとえ上司が精算を受理したとしても、経理から問い合わせが来る可能性が高いです。

上司も大変なんです。

上司は受理してしまうと、そのあと経理より問い合わせがあれば答えなくてはいけません。

そのときに説明するために、内容を把握しておく必要があるんです。

上記の場合は、上司からフォローが来るのは時間の問題です。

ぼくてき

上司に迷惑をかけないためにも、領収書の内容は把握しておきましょう

もし、その特典がクオカードだった場合、事態は悪い方向へどんどん傾いていきます。

誤ってそのプランで予約したのであれば、すぐに事情を上司に説明しに行きましょう。

悪気が無いことを伝えるのが大事です。

宿泊料金の中にクオカードの料金も入っているという状態

出張精算というのは社員が支払った経費を精算する事務処理のことを言います。

ぼくてき

旅費精算とも言いますね。

旅費精算とは、出張時に発生した宿泊費・出張手当・出張交通費である「旅費」を精算することです。基本的に遠隔地に出張したときの費用であり、旅費規程に基づいて処理します。また、旅費は社員が先に費用を立て替えて、精算申請することで利用した分の費用が返ってきます。

出典元:旅費精算とは?定義・精算方法・書類の書き方・効率化方法を一挙解説(ITトレンド様)

精算するときのエビデンスとして領収書を提出します。

例えばなんですが「クオカードを経費として購入しました!」と説明するとしたら、どのようなケースが考えられるでしょうか?

ぼくてき

僕は“経費だ!”と説明できる自信がありません。

厳密に言うとクオカードは現金と非常に似た特性を持っているため金券と呼ばれています

金券とは

金券(きんけん)とは、硬貨(貨幣)や紙幣などの現金通貨ではないものの、現金通貨に準じる形で流通している物の総称。

https://ja.wikipedia.org/wiki/金券

そのため、宿泊料金の中にクオカードの料金が入ってしまっていると非常にややこしくなります。

ぼくてき

金券(クオカード)を会社のお金で購入した場合、端的に言うとそれは会社のお金になるため返納する必要があります。

つまり、返納しなかった場合は横領となってしまうというわけです。

出張精算とは出張に伴い発生した経費を精算するためのものです。

経費と説明できないものは精算はできません。

とにかくクオカードは100%経費処理できないということです。

正面から「これは経費です!!!」と言える人はすぐにでも考えを改めてください。

決して宿泊プランで「特典(クオカード)付き宿泊プラン♪」など選ばないようにしましょう。

会社にホテルで貰ったクオカードがばれないケース

ホテルで貰ったクオカードが会社にばれる・・・・というか、これから解説するケースは“ばれる”とか“ばれない”とかそういう次元の話ではありません

冒頭でも記述しましたが

ホテルのフロントの人

清掃回数を減らすエコプランというものがあるのですがいかがいたしましょうか?

と聞かれた場合、どのように回答しますか?

僕は毎日清掃して欲しいな。

コンビニで買った弁当のゴミや、お酒の缶の片付けもして欲しいし。私物とか見られても平気だよ。

僕は出来る限り部屋に人は出入りして欲しくないなぁ。

タオルも毎日新しいもの貰えるし、休日はずっと部屋で過ごしたいから、いちいち出かける手間も無くなって快適だよ。

エコプランについては、人によって意見は様々だと思います。

次にエコプランによる“ホテル側のメリット”を記載します。

エコプランによるホテルへの恩恵は結構大きいと思われます。

ぼくてき

人件費を抑えることもできて良いとこ取りですね。

ちなみにホテルは“協力”を求めているだけで、宿泊者はエコプランを選ぶことができます。

宿泊者が協力してくれないのであれば通常の対応をするだけです。

ぼくてき

宿泊者とホテルの利害が一致して、初めて“エコプラン”が成り立つわけです。

そして利害が一致したときに、宿泊者はエコプランを選択します。

ホテルはその特典としてクオカードや缶ビールなどを宿泊者に渡すわけです。

このやり取りだと会社へ報告は必要なさそうですね。

上記の対応では金銭的なやり取りは発生していません。

このケースであれば会社へ申告する必要はありません。

サービスとしてもらったクオカードは会社のものではない

さきほどエコプランの説明をしましたが、いわゆるホテルに協力してあげたという形で特典をもらいました

そこで考えてみて欲しいのですが、その特典は会社のものでしょうか?

ぼくてき

会社の規約に「エコプランを選んではいけない」と書かれていない限りは個人のものだと思われます。

もし不安な方がいる場合は会社の上司や、経理に聞いてみましょう。

十中八九「エコプランは選んではいけないよ」と言われると思います。

しかし、なぜ選んではいけないのか説明できる人はほとんどいないと思います。

わざわざ問い合わせすることでもなさそうですね。

ぼくてき

やぶへびってやつですね。

ただ、一つ言えることはエコプランで貰った特典は「会社のものではない」ということです。

言い方を変えれば、経費扱いではないということです。

ぼくてき

会社のお金は使っていませんからね。

エコプランを選んでも選ばなくても宿泊料金は変わらないのに、もし会社がそれを制限するのであれば早急に社内規定(ルール)を制定する必要があります。

ぼくてき

ほとんどの会社ではルールが制定されていないと思われます。

経費ではないものを会社が管理するのであれば、社員がそれを考える必要はありません。

会社で明確に規則を決めていないのが悪いです。

ぼくてき

グレーな問題なので、会社の対応を期待しましょう。

エコプランは「休日インドア派」の人にとっては救いのプランでもあります。

「こいつ、特典目的だけでエコプランを選んでいるな?」と一概に思ってほしくないと個人的には思っています。

ホテルでクオカードをもらっても会社にばれたりしません

宿泊プランにクオカードの特典が含まれているプランは決して選んではいけません。

フロントでの精算直前までに気付いたら、クオカードは除いた金額で精算してもらいましょう。

ぼくてき

領収書にクオカードの料金が記載されたらOUTだと考えましょう。

宿泊料金に含まれないクオカード等の特典は受け取っても問題ありません。

ぼくてき

これはエコプランなどを選んだ時にもらえる特典の事を言います。

端的に言うと“ばれる”や“ばれない”のレベルの話ではないということです。

個人の範囲なので会社は関係無いです。

サラリーマンさん

出張精算するのは経費だけですもんね。

あと、同じ会社の社員と同じホテルに宿泊した場合は、必ず同じプランで宿泊するようにしましょう。

お互いの宿泊料金に差があれば精算時にフォローが入る可能性がありますので気を付けましょう。

そのうえで、エコプラン等で特典を貰うようにしましょう。

ぼくてき

ホテルで受けられるサービスを削って、その恩恵として特典をもらっているので堂々ともらいましょう。

会社に迷惑をかけないようにホテルに宿泊しましょう

ここまで会社にホテルで貰ったクオカードがばれるのかについて解説してきました。

ばれるかも・・・という気持ちは、悪いことをしているときに感じます。

ぼくてき

よくわからない状態でいるとそれだけでストレスになってしまいます。

まずは状況を整理して“悪いことなのか”を考える必要があります。

そもそも悪いことをしている領収書は見てすぐわかりますよね!

会社にばれるとしたら出張精算の時ではないでしょうか。

既定の宿泊料金以上の領収書を提出するなどが考えられます。

それはばれて当然だし、いずればれてしまうでしょう。

ぼくてき

悪意があると思われてしまっても仕方がありません。

そういったケースには当てはまらないのが“エコプラン”で貰った特典です。

本来受けられるサービスを削ってその恩恵として特典(クオカード等)を貰うわけです。

ぼくてき

経費ではないわけです。

屁理屈に聞こえてしまうかもしれませんが、結局は会社のルールに従っていればOKです。

ルールが定まっていないのであればケースバイケースで対処していくのが大事です。

クオカードをもらってしまっても、ルール違反になるのかどうかをしっかり見極めて対処していきましょう。

出張が多いサラリーマンの方に付きまとう“クオカード”について解説させていただきました。

誰かのお役に立てればうれしいです!

ぼくてき

ここまで読んでいただきありがとうございました!

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