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マニュアルを作らない上司にイライラ！業務を効率化したいのに・・・
ぼくてき
上司から「この業務のマニュアルは不要だから」と言われたんですが、本当にそれでいいのか不満です。
上司から「この業務のマニュアルは不要だから」と言われたんですが、本当にそれでいいのか不満です。
新人のためにマニュアルは作るべきなんだろうか？
エンジニアの仕事にマニュアルは必要ないって本当？
といった方に読んでいただきたい記事です。
この記事の結論
- 仕事でのマニュアルを作成するかどうかは、上司の考えに合わせるべきです。
エンジニアの業務をしていると、上司から「マニュアルを残せ！」と言われることも多いですよね。
しかし、上司や職場によっては「エンジニアにマニュアルは必要ない！」ということもしばしば…
結局エンジニアの仕事にマニュアルは必要なのかと疑問に思っている若手エンジニアも多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、エンジニアの仕事にマニュアルは必要なのか、またマニュアルを作成するときに注意するポイントはあるのかなどについてご紹介していきます。
目次
仕事のマニュアルが必要なのかは上司に合わせるべき
マニュアル最大の価値は、作業や仕事を「引き継げる形」に整えられる点にある。職人的なブラックボックスだらけの作業や仕事では、一定のレベルの力を持つ後継者が、長期間、多数生まれない。マニュアル化は大事。
— おき軍事🍍＠メルマガ軍事情報 (@milmik5) May 22, 2022
結論、仕事でのマニュアルを作成するかどうかは、上司の考えに合わせるべきです。
直属の上司が「マニュアルが必要」というのであれば作るべきですし、「マニュアルは不要」と言うのであれば作らなくてもいいでしょう。
また、仕事を振ってくれた上司によってもマニュアルが必要かどうかも違ってきます。
その場合は仕事を振ってくれた上司の対応に合わせるべきです。
そもそも、仕事上でマニュアルが「必要」か「不要」かについての正解はなく、それぞれには下記のようなメリットがあります。
マニュアルが必要：仕事を教える手間を省くことができる
マニュアルが不要：考えて仕事をすることで応用力を身に付けられる
つまり、必ずしもマニュアルがあった方がいいと言うわけではなく、上司がどのような考えをしているのかでもマニュアルについての賛否は大きく分かれます。
とはいえ、大手の企業やある程度の規模の企業であれば、業務上に必要なマニュアルをあらかじめ作成していることがほとんどですので、しっかりとした組織であればマニュアル作成は常識なのです。
効率的かつ効果的なプロセスを確保するために、マニュアルを確実に作成することが重要です。
上司に説明し、マニュアルが会社にもたらす価値を強調し、双方が合意できる妥当な妥協点があるかどうかを確認する必要があります。
合意が得られない場合は、人事部や他の上級管理職と相談し、マニュアル作成の目的を達成できるようにしましょう。
マニュアルを作るべきかを自分で判断する必要はない
仕事上で明らかにマニュアルを残しておいた方がいいと感じても、上司からは「マニュアルは不要」と言われて悩んだ経験のある方も多いと思いますが、そのような時に自分で判断する必要はありません。
また、「以前勤めていた会社ではマニュアルを作ることが必須だったけれど、現在勤めている会社ではマニュアルを作らない方針」というケースも多いですよね。
郷に入っては郷に従えではありませんが、やはり現在の上司の意見を参考にマニュアルを作るか否かを判断するべきです。
先ほどもお伝えしたように、マニュアルを作らないことには”応用力を養う”という考え方があります。
「やっぱりマニュアルがあった方がいいから作ってしまいました」と上司に報告をすることで、上司の意見に反する行動としてあなたの評価が悪くなってしまいます。
ただ、マニュアルがあった方が仕事をしやすいと感じ、さらに時間があるのであれば”自分専用の業務マニュアル”を残しておくのは非常にオススメです。
”自分専用の業務マニュアル”を上司に報告しないのはもちろん、会社内で公にはせずに自分だけのものとして保管しておきましょう。
そして、万が一マニュアルが必要になったときに、自分で使用するのもいいですし、上司に「念の為作成しておきました」と提出すれば、あなたの評価はきっと高くなります。
このように、マニュアルの有無は社風や会社の文化などにも大きく影響されますので、上司の意見に柔軟に合わせることが大切なのです。
仕事で使用するマニュアル作成のポイント
仕事覚えつつマニュアル作っている。いつも思うけど、マニュアル作りが苦痛じゃないのはSE経験のおかげで、思ってもいないところで経験が活かせる。人生って勉強や経験して損は無いのだろうなぁ。
— ゆうき🐖 (@FoOCJ4c03vhSC08) May 16, 2022
仕事で使用するマニュアルを作成するときのポイントは下記の3つです。
- 5W1Hを意識して内容を簡潔にまとめる
- 細かい作業については記載しない
- 視覚的にも分かりやすく作る
それぞれのポイントを詳しくご紹介していきます。
5W1Hを意識して内容を簡潔にまとめる
マニュアルを作成している段階では、「これも必要、これも書いた方がいいよね」などと、より業務に関して詳細に書いてしまいがちですが、これでは後から見直したときに内容が分かりづらくなってしまいます。
そこで大切になるのが、下記のポイントだけを簡潔にまとめることです。
- 業務を行う目的
- 業務全体の流れ
- 求める業務水準
また、この3つのポイントを書くときには、「いつ」「誰が」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」を表す”5W1H”を意識して作成しましょう。
このようにすることで、後で自分が見返しても、ほかの人が呼んでもすぐに理解できる業務マニュアルを作成することができます。
細かい作業については記載しない
業務マニュアルをひとつひとつの業務の詳細を詳しく記載することで、むしろ業務がしにくくなってしまいます。
特に応用力やそのときの判断で作業内容が変わってくるエンジニアであればなおさらです。
その時は最善の作業内容だと判断できても、業務マニュアルには細かい作業内容を書かないようにしましょう。
また、作成した作業マニュアルをほかの人が見る可能性がある場合は、できるだけ専門用語を使用せずに、初心者エンジニアにもわかるような言葉遣いで作成することがオススメです。
視覚的にも分かりやすく作る
業務マニュアルを文字だけで作成する方も多くいますが、文章が長々と書いてある業務マニュアルは、なかなか読む気になれません。
ですので、適宜イラストや画像などを組み合わせて作成することが大切になります。
内容がどんなにしっかりとしている業務マニュアルでも、読む気になれないのであれば、それは優れたマニュアルとはいえませんよね。
仕事でマニュアルを作るときに注意したいポイント
仕事でマニュアルを作るときに注意したいポイントは下記の2つです。
- 業務マニュアルと運用マニュアルは別もの
- 業務マニュアル通りの仕事はNG
それぞれのポイントについて詳しくご紹介していきます。
業務マニュアルと運用マニュアルは別もの
「業務マニュアル」と「運用マニュアル」を混同してしまっている方も多いですが、この２つのマニュアルは大きく異なります。
運用マニュアルは、「Aという状況になったら○○をする」「Bという状況になったら××をする」という決まった方法しかないマニュアルのことです。
反対に業務マニュアルは、業務の全体像を把握するためのもので、マニュアルをもとに自分なりのやり方を探していく必要があるものとなります。
業務マニュアル通りの仕事はNG
業務マニュアルを作成したら、その通りに業務を進めていけばいいと考えている方も多いですが、それだけではいけません。
先ほどもお伝えしたように、業務マニュアルは業務の全体像を把握するものですので、マニュアルだけを頼りにしてしまうと応用の効かないエンジニアになってしまいます。
業務マニュアルをもとに、自分の経験や知識などを取り入れて応用できるようにすることが必要です。
業務マニュアルの目的をしっかりと理解しましょう
この記事では、エンジニアの仕事にマニュアルは必要なのか、またマニュアルを作成するときに注意するポイントはあるのかなどについてご紹介していきました。
勤務している会社でのマニュアルの扱いはさまざまですし、上司の考えによってもさまざまです。
しかし、業務マニュアルが役に立つ場面が多いことも事実ですので、上司に「マニュアルは必要ない」と言われても、自分だけのために作成するのもいいでしょうし、それがほかの人の役に立つときがあるかもしれません。
ぜひ、仕事に応用を取り入れられるような業務マニュアルを作成してみてはいかがでしょうか。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！
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この記事を書いた人
複雑な設計業務、現場での監督業務に長年携わってきた、30代中堅システムエンジニアです。システムエンジニア、育児、家事が大好き。仕事での経験で得た知識や知恵を他の人と共有することが目標です。現在、本業と副業の両立を目指して奮闘中。スキル・能力の向上と専門分野の拡大に努めています。能力を最大限に発揮し、家族を支えることに情熱を注いでいます。毎日が学び、成長する機会です。Twitterはメモ帳扱いしてます。
