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複雑な設計業務、現場での監督業務に長年携わってきた、30代中堅システムエンジニアです。システムエンジニア、育児、家事が大好き。仕事での経験で得た知識や知恵を他の人と共有することが目標です。現在、本業と副業の両立を目指して奮闘中。スキル・能力の向上と専門分野の拡大に努めています。能力を最大限に発揮し、家族を支えることに情熱を注いでいます。毎日が学び、成長する機会です。Twitterはメモ帳扱いしてます。
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Outlookの添付ファイルが本文の途中にあって見つからない!リッチテキスト書式が原因かも

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仕事でoutlookを使っているんですが、添付ファイルをよく見失ってしまいます。

なんで見失ってしまうんでしょうか?

メールに書式設定ってありますけど、あれってなにか意味あるんですか?

といった方に読んでいただきたい記事です。

この記事の結論
  1. メールの書式設定で「リッチテキスト」は選ばないようにする
  2. メールの書式設定は「テキスト」か「HTML」にする

Outlookのメールでやり取りをしているときに、添付ファイルが見当たらなくて困ったことはありませんか?

長文のやり取りをするとメールのスクロールバーが長くなり、なぜか本文の途中に添付されたファイルがどんどん埋もれていってしまいます。

こんな時の対処法について解説していきます。

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outlookの書式設定がリッチテキストになっている

リッチテキストとは?

リッチテキストとは、テキストに太字、斜体、下線などの書式を適用することができるテキストフォーマットの一種です。

リッチテキストは通常、Webページや電子メールメッセージとして表示されます。

メールの書式設定がリッチテキストになっている人を結構見かけるのですが、受け取る側としては「テキスト」か「HTML」のほうが有りがたいです。

僕は基本的にHTMLを選択してメールを送るようにしているのですが、簡単にできるので是非真似してみてください。

Outlookの添付ファイルが本文に埋もれて見つからない・・・

こんな感じで「添付ファイル付けてます」と記載してくれていますが、添付ファイルが見当たりません。

どうやら下のほうに添付ファイルがあるみたいなので、スクロールバーを下げてみます。

メール文章の下の方に添付ファイルがありました。

この画像だと悪意がある添付ファイルの付け方ですが、メールのやり取りが続いてくるとこんなケースが起こったりします。

書式設定を変えると添付ファイルが見やすくなる

こういう時は書式設定の形式から「HTML」を選択しましょう。

添付ファイルが一気に見やすくなります。

HTMLとは?

HTML(HyperText Markup Language)は、ウェブページの作成に使用される標準的なマークアップ言語です。

HTMLはプレーンテキストで記述され、見出し、段落、画像、リンクなどの要素を追加して、Webページのコンテンツを構成するために使用されます。

また、HTMLは、テキストの書式設定や表の作成など、ページにスタイルを追加するために使用することもできます。

HTMLを選択すると次のような表示になります。

このように添付ファイルが件名の下まで上がってきます。

リッチテキストの添付ファイルより選択しやすくなるので、添付ファイルの確認がしやすくなります。

outlookの書式設定は「テキスト」か「HTML」がおすすめです

各書式の特徴について記載します。

どちらを選んでも添付ファイルは見やすくなりますので、お好みのほうを選んでください。

テキスト書式の特徴

テキスト書式だとその名の通り、テキストだけでメールを作成することが出来ます。

文字の大きさの変更や、色を付けることが出来なくなります。

その分メールとしてのデータ容量が小さくなるので、送信速度もアップします。

データ容量も小さくなるので、相手のメールボックスを圧迫する心配もなくなります。

HTML書式の特徴

HTML書式だと文章を装飾したり、ハイパーリンクを埋め込んだりすることができます。

HTML書式でできること
  1. 太文字/斜体/下線にできる
  2. 文字サイズを変更できる
  3. 文字色を変更できる
  4. フォントを変更できる
  5. 表を埋め込むことが出来る
  6. 左揃え/中央揃え/右揃えができる
  7. 取り消し線が引ける
  8. 蛍光ペン(マーカー)を引くことが出来る
  9. 段落番号を付けれる
  10. ハイパーリンクを埋め込むことが出来る
  11. 画像を埋め込むことが出来る

ワードでできることがOutlookでもできます。文字の装飾をして極力わかりやすい文章を作りたいので、僕は基本的にHTML書式を選択するようにしています。

Outlookの添付ファイルが見当たらないときは書式設定はチェックしましょう

Outlookの書式設定について解説しましたが、いかがでしたでしょうか?

メールは業務上必要不可欠なツールなので、今回開設した方法は必ず覚えていたほうが良いです。

リッチテキストは使わないようにして、「テキスト」か「HTML」書式でメールのやり取りをするようにしてみてください。

他にも、会議のリマインダーの設定、受信トレイのアイテムやタスクの優先順位付け、さらには毎日のタスクを他の人と共有し追跡するなど、時間を効率的に管理できるいくつかの機能があります。

効率的に業務を行うためにも、Outlookの機能をチェックしてみてはいかがでしょうか?

著:鈴木 眞里子, 編集:日経PC21
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ここまで読んでいただき、ありがとうございました!

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