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複雑な設計業務、現場での監督業務に長年携わってきた、30代中堅システムエンジニアです。システムエンジニア、育児、家事が大好き。仕事での経験で得た知識や知恵を他の人と共有することが目標です。現在、本業と副業の両立を目指して奮闘中。スキル・能力の向上と専門分野の拡大に努めています。能力を最大限に発揮し、家族を支えることに情熱を注いでいます。毎日が学び、成長する機会です。Twitterはメモ帳扱いしてます。
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Outlookの添付ファイルを本文に入れない方法|リッチテキスト書式が原因かも

ぼくてき
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仕事でoutlookを使っているんですが、添付ファイルをよく見失ってしまいます。

なんで見失ってしまうんでしょうか?

メールに書式設定ってありますけど、あれってなにか意味あるんですか?

といった方に読んでいただきたい記事です。

この記事の結論
  1. メールの書式設定で「リッチテキスト」は選ばないようにする
  2. メールの書式設定は「テキスト」か「HTML」にする

まず結論ですが、書式設定をHTMLにすれば添付ファイルは冒頭に出てくるようになります。

書式をHTMLにすることで、添付ファイルが本文に埋もれることが無くなります。

Outlookのメールでやり取りをしているときに、添付ファイルが見当たらなくて困ったことはありませんか?

長文のやり取りをするとメールのスクロールバーが長くなっていきます。

そしてなぜか本文の途中に添付されたファイルが・・・

このままだと、どんどん埋もれていってしまいます。

こんな時の対処法について解説していきます。

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outlookの書式設定がリッチテキストになっている

リッチテキストとは?

リッチテキストとは、テキストに太字、斜体、下線などの書式を適用することができるテキストフォーマットの一種です。

リッチテキストは通常、Webページや電子メールメッセージとして表示されます。

メールの書式設定がリッチテキストになっている人をよく見かけます。

受け取る側としては「テキスト」か「HTML」のほうがありがたいです。

僕は基本的にHTMLを選択してメールを送るようにしています。

簡単にできるので是非真似してみてください。

添付ファイルが本文に埋もれて見つからない・・・

こんな感じで「添付ファイル付けてます」と記載してくれています。

ですが、添付ファイルが見当たりません。

どうやら下のほうに添付ファイルがあるみたいです。

スクロールバーを下げてみます。

メール文章の下の方に添付ファイルがありました。

わかりやすい例として、悪意があるような添付ファイルの付け方をしました。

たまーにですが、こんな感じで添付ファイルを送ってくる人がいます。

スクロールして探さないといけないので、めんどくさいんですよね・・・

メールのやり取りがながーく続いてくるとこんなケースが起こったりします。

書式設定を変えると添付ファイルが見やすくなる

こういう時は書式設定の形式から「HTML」を選択しましょう。

添付ファイルが一気に見やすくなります。

HTMLとは?

HTML(HyperText Markup Language)は、ウェブページの作成に使用される標準的なマークアップ言語です。

HTMLはプレーンテキストで記述され、見出し、段落、画像、リンクなどの要素を追加して、Webページのコンテンツを構成するために使用されます。

また、HTMLは、テキストの書式設定や表の作成など、ページにスタイルを追加するために使用することもできます。

HTMLを選択すると次のような表示になります。

このように添付ファイルが件名の下まで上がってきます。

リッチテキストの添付ファイルより見つけやすくなります。

これで、添付ファイルの確認がしやすくなりますね。

outlookの書式設定は「テキスト」か「HTML」がおすすめです

参考までに、各書式の特徴について記載します。

どちらを選んでも添付ファイルは見やすくなります

お好みのほうを選んでください。

テキスト書式の特徴

テキスト書式だとその名の通り、テキストだけでメールを作成することが出来ます。

文字の大きさの変更や、色を付けることが出来なくなります。

その分メールとしてのデータ容量が小さくなるので、送信速度もアップします。

データ容量も小さくなるので、相手のメールボックスを圧迫する心配もなくなります。

HTML書式の特徴

HTML書式だと文章を装飾したり、ハイパーリンクを埋め込んだりすることができます。

HTML書式でできること
  1. 太文字/斜体/下線にできる
  2. 文字サイズを変更できる
  3. 文字色を変更できる
  4. フォントを変更できる
  5. 表を埋め込むことが出来る
  6. 左揃え/中央揃え/右揃えができる
  7. 取り消し線が引ける
  8. 蛍光ペン(マーカー)を引くことが出来る
  9. 段落番号を付けれる
  10. ハイパーリンクを埋め込むことが出来る
  11. 画像を埋め込むことが出来る

ワードでできることがOutlookでもできます。

僕は文字の装飾をして、わかりやすい文章を作るように心がけています。

なので、文章の装飾がしやすいHTML書式を選択するようにしています。

Outlookの添付ファイルが見当たらないときは書式設定はチェックしましょう

Outlookの書式設定について解説しましたが、いかがでしたでしょうか?

メールは業務上必要不可欠なツールなので、今回解説した方法は必ず覚えていたほうが良いです。

リッチテキストは添付ファイルが埋もれてしまう恐れがあります。

「テキスト」か「HTML」書式を選んで、メールのやり取りをするようにしてみてください。

著:鈴木 眞里子, 編集:日経PC21
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ここまで読んでいただき、ありがとうございました!

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